Dies ist die eigentliche Zentrale des Dokumenten-managements. Sie können hier Dokumente an Kunden, Lieferanten oder Artikel anheften. Ebenso an die Belege oder an beliebige eigene Ablageorte, die Sie selbst definieren können.

In dieser Übersicht werden die Dokumente angezeigt, erstellt, versioniert, inaktiviert, etc, sofern Sie natürlich über das granulare Rechtesystem dazu berechtigt sind / wurden.

Zudem gibt es diverse Filtermöglichkeiten bis hin zur Volltextsuche in den Dokumenten oder eine Hashtagsuche. Ebenso können hier Dokumente oder ganze Dokumentenablagebereiche “abonniert” werden, so dass Sie über Änderungen informiert werden.

Hier machen Sie weitere Meta-Angaben für das Dokument, um dieses zu suchen, oder sich auf Termin zu legen. Auch können hier Rechte direkt für dieses Dokument eingetragen werden, oder ein Workflow für dieses Dokument gestartet werden.

Jedes Dokument kann in einem Workflow systemintern versendet werden. So kann von der Rechnungsfreigabe über z.B. die Prüfung von Sicherheitsdokumenten oder Zeichnungen, bis hin zu Maßnahmenplänen, die direkt versioniert werden können, wirklich alles was an Dokumenten durch das Unternehmen fließt, digital abgebildet werden.

Hierbei sieht man immer, wer bereits bearbeitet hat, wie die Antworten sind, kann Termine setzen und ändern, delegieren von Aufgaben etc. Alles nachvollziehbar und transparent.

Die ist die Schaltzentrale Ihrer erhaltenen und gesendeten Workflows. Entweder informiert man sich hierüber oder über das integrierte Eventsystem, welches einem immer rechtzeitig die kommenden Aufgaben anzeigt, sowohl Dokumententermine als auch Workflowtermine.

Über ein “Beleg-Cockpit” haben Sie die zentrale Steuerung und Übersicht über all Ihre Belege, Verkauf und Einkaufsseitig. Hierbei haben Sie zahlreiche Filtermöglichkeiten, bis hin zur Textsuche in Ihren Belegen. Über einen einfachen Doppelklick öffnet sich das Belegdokument, wie Sie es vom Lieferanten bekommen haben bzw. Sie es Ihrem Kunden zugesandt haben.

Auch die Verschlagwortung von Einkaufbelegen erfolgt bquem, übersichtlich und einfach aus der Beleg-Übersicht und den GDI-Belegen. Hierbei bietet sich ein Arbeiten mit
2 Bildschirmen oder einem hochauflösenden größeren Display an. Auf der einen Seite werden Belege gebucht, die auf der anderen Seite angezeigt werden. Mit nur einem Klick werden diese dann miteinander “verheiratet”.

Bei Verkaufsbelegen erfolgt dies vollautomatisch, da alle Informationen bekannt sind.

Sie erhalten rechtzeitig zu allen auftretenden Ereignissen (Dokumententermine, Workflowaktionen, etc) zentral nach Termin sortiert die nötigen Informationen, wenn gewünscht auch per Email.

Generell kann nichts gelöscht werden. Dokumente können nur inaktiv gesetzt oder versioniert werden, wobei das alte Dokument dann immer noch nachvollziehbar bestehen bleibt.

Über ein Rechtesystem kann aber jedes Dokument für Benutzer berechtigt werden. Dies kann auf Dokumentenart-Ebene oder Ablagebereich oder eben Einzeldokument erfolgen. Natürlich werden die Rechte beim versionieren des Dokumentes in jedem Fall vererbt und müssen nicht erneut gesetzt werden.

Jedes Dokument erhält eine Dokumentenart. Hierüber können diverse Thematiken gesteuert werden. Beispielsweise, ob bzw. wie die Eindeutigkeit des Dokumentes in dessen Ablagebereich sein soll.

Sie können selbst beliebig viele Dokumentenarten anlegen. Für das Einlasten von Belegen wird das Kürzel Belegtyp+Belegart als Dokumentenart verwendet. 

Jetzt wird es etwas technischer: dies sind Einstellungen des Systems die einmalig zu tätigen sind, sofern Sie keine Erweiterungen machen.

Das System ist in der Lage alle Dokumente verschlüsselt abzulegen. Ganz wichtig ist aber auch, dass nur das System an die Dateien herankommt. Es gibt sowohl für das Speichern als auch das Lesen einen Dienst der das erledigt. Das bedeutet, kein Benutzer hat Zugriff auf die Ablagestrukturen und die Dateien. Alles erfolgt Rechtebasiert durch das System.

Zudem können für externe Belege Bereiche definiert werden, die dann eine Dokumenteingangsverarbeitung erledigen. Dokumente werden OCR erkannt, können bei Bedarf über QR-Codes die Verschlagwortung übernehmen und können jeden Scan in eine GoBD-konforme Form als PDF/A bringen und ablegen.

Eigene Dokumente, generiert aus dem System GDI selbst (wie Einkaufsbestellungen oder Verkaufsbelege) werden direkt aus der GDI-Ablage in das Dokumentenmanagement überführt. Hier braucht niemand händisch etwas zu tun.